Comment déléguer efficacement?

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Vous avez fait une découverte inhabituelle – il ne vous reste plus assez de temps à la fin de la journée. La conséquence, bien sûr, est que votre liste de choses importantes et urgente à faire ne diminue jamais. Dans toute entreprise, la liste des tâches des PDG et des cadres a le potentiel de croître à l’infini. Ne serait-il pas temps que vous pensiez à déléguer efficacement?

Que doit faire un cadre supérieur?

Ce n’est pas simplement un problème personnel. L’avenir de votre entreprise dépend de ce que vous faites ensuite. À mesure que vous conduisez votre organisation au-delà de son plateau actuel, vous devez changer la façon dont vous vous connectez à votre travail. Il y a trois étapes pour faire de vous un PDG . Elles sont:

  • Comprendre votre contribution la plus importante à votre entreprise et vous concentrer sur ce rôle.
  • Reconnaître votre position en tant que leader et posséder le poste.
  • Déléguer tout le reste et responsabiliser les autres.

Le problème de ne pas déléguer efficacement

Vous avez sans aucun doute conclu que votre prochain niveau de performance d’entreprise nécessite un changement managériale. Et j’espère que vous avez réalisé que les changements nécessaires sont à faire en vous.

En tant que chef de la direction (ou, au niveau de la division ou du département – cadre supérieur), vos tâches consistent à maintenir la vision; inspirer votre haute direction et votre personnel; favoriser les relations clés avec les clients, les fournisseurs, les investisseurs et le public, etc.

Vous devez maintenant abandonner certaines choses chères comme la conception de produits, l’embauche, peut-être les ventes quotidiennes – beaucoup de choses que vous avez gérées dans le passé, souvent par nécessité – et vous concentrer sur votre rôle de chefs d’entreprise. Et toutes ces choses que vous faisiez? Déléguez-les. Attribuez le travail à quelqu’un d’autre. Cela ne semble pas grave, pourquoi écrire un article entier dessus?

Déléguez-vous? Bien sûr, vous le faites. Mais déléguez-vous les choses importantes? Les choses que vous «savez» que vous pourriez faire mieux? Les choses dans lesquelles vous êtes « meilleur »? Probablement pas. La question est, devriez-vous?

déléguer efficacement

Votre contribution la plus élevée

Pensez à votre contribution la plus importante à votre entreprise. Laquelle de vos activités génère le plus de revenus, de bénéfices, de parts de marché, etc.? Où en avez-vous le plus pour votre argent?

Comme la plupart des directeurs généraux, votre plus grand levier est de mobiliser les forces qui vous entourent – vos cadres supérieurs et vos employés, ainsi que les principaux clients, prospects et fournisseurs. Tout le reste devient secondaire par rapport à cela en termes d’impact.

Donc, la réponse est oui. Vous devriez donner même les choses pour lesquelles vous êtes «meilleur». Et puis assurez-vous qu’elles sont bien faites. Assurez-vous qu’elles sont conformes aux spécifications et livrées à temps.

Déléguer, mais pas n'importe comment

Maintenant, la partie épineuse. De nombreux dirigeants s’abstiennent de déléguer des responsabilités qu’ils ont qualifiées de «critiques». Ils craignent que le travail ne soit pas fait correctement. Ou personne d’autre ne peut le faire aussi rapidement, et cela ne sera pas fait à temps. Ou la bonne attention ne sera pas accordée. Ou quelque chose. Ou autre chose.

Laissez tomber! La croissance de votre organisation sera étouffée dans la mesure où vous vous en tenez à des fonctions critiques. Votre entreprise souffrira dans les domaines précis où vous pensez être l’expert!

La conception des produits? Vous retardez le développement d’un composant clé, car vous êtes l’expert, mais vous êtes absent lors d’une réunion client.

Recrutement? Deux ingénieurs ne peuvent pas être embauchés parce que vous n’avez pas signé et que vous n’êtes pas en ville pour une réunion avec des banquiers d’investissement. Ventes? Les négociations sur un accord important sont retardées parce que vous êtes en Asie pour rencontrer un fournisseur.

 

Vous devenez le point d’étranglement de chacune de ces fonctions vitales. Et vous vous dites – bien sûr – « Je dois être impliqué. » Non vous ne le devez pas. Dans la mesure exacte où vous n’avez pas développé votre personnel pour assumer ces fonctions, la croissance de votre entreprise sera retardée.

Outre la crainte que le travail ne soit pas fait aussi bien, il existe une autre raison, plus insidieuse, que les cadres supérieurs (en particulier les entrepreneurs) ne délèguent pas. Si vous ne faites pas les choses «importantes», vous devenez redondant. Poids mort. Aérien. Si vous avez un excellent vice-président des ventes ou un chef technologue, que ferez-vous?

Vous vous sentez ainsi parce que vous n’avez pas effectué les transitions 1 et 2: vous n’avez pas pris la peine de comprendre comment vous créez personnellement de la valeur dans votre entreprise et vous n’avez pas pleinement assumé le rôle de leader. Une fois que vous aurez effectué ces transitions, vous n’aurez plus le temps pour le reste. Délégation, pas abdication.

De nombreux cadres délèguent comme ça. Ils disent: « John, voudriez-vous entreprendre ce projet? Il doit être fait jeudi prochain. Merci. » C’est tout. Puis, lorsque le travail revient incomplet, ils sont furieux. Qu’est-il arrivé? Ils ont laissé de côté la responsabilité. Ils ont négligé la structure pour s’assurer que les choses se passaient comme prévu.

5 conditions pour déléguer efficacement

1. Donnez le travail à quelqu'un qui peut le faire.

Cela ne signifie pas que cette personne a toutes les compétences pour l’exécution, mais qu’elle est capable de marteler les bonnes ressources. Parfois, la première étape du projet sera l’éducation. Peut-être que votre délégué doit assister à un séminaire ou suivre un cours pour se mettre au courant. Une fois à niveau vous pourrez lui déléguer différentes tâches.

2. Communiquer des conditions précises de satisfaction.

Calendrier, résultats, contraintes budgétaires, etc .; tout doit être précisé. Rien de moins crée les conditions de l’échec. C’est comme la vieille histoire du basketball – sans filets, les joueurs ne savent pas où tirer le ballon.

3. Élaborez un plan.

Selon la complexité du projet, la première étape peut être la création d’un plan. Le plan doit inclure des ressources, une approche ou une méthodologie, un calendrier, des mesures et des jalons. Même les projets simples nécessitent un plan.

4. Mettre en place une structure de responsabilisation.

Si le projet doit avoir lieu au cours des six prochaines semaines, prévoyez une réunion intermédiaire dans deux semaines. Ou établissez une conférence téléphonique hebdomadaire ou un rapport d’état par e-mail.

Fournissez un mécanisme où vous pouvez évaluer conjointement les progrès et apporter des corrections à mi-parcours. Cela aide à garder le projet et les gens sur la bonne voie.

5. Obtenez l'adhésion.

Les délais sont souvent dictés par des circonstances extérieures. Pourtant, votre délégué doit signer pour la tâche à accomplir. Si vous dites: «Cela doit être fait d’ici mardi prochain», ils doivent convenir que c’est possible. Demandez plutôt. « Pouvez-vous avoir ça mardi? » Pour vous, cela peut sembler un peu correctif, mais l’étape est souvent négligée.

Dans la mesure du possible, demandez à votre délégué de définir le calendrier et de créer le plan. Il vous suffit de fournir des conseils et de signer. Comme l’a dit le général Patton: « Ne dites jamais aux gens comment faire les choses. Dites-leur ce qu’ils doivent faire et ils vous surprendront par leur ingéniosité. »

Si vous sautez l’une des étapes ci-dessus, vous réduisez considérablement la probabilité que les choses se passent comme vous le souhaitez. En revanche, si vous suivez rigoureusement les étapes, vous augmentez considérablement les chances en votre faveur. N’est-ce pas plus de travail que de le faire moi-même, demandez-vous. Non, ce n’est pas le cas.

Le temps qu'il faut pour...

établir les objectifs, revoir le plan, et suivre les progrès, n’est pas égal au temps nécessaire à l’exécution. C’est ainsi que vous gagnez en influence. C’est ainsi que vous multipliez vos efforts.

(Parfois, il faut plus de temps pour communiquer quelque chose que pour le faire soi-même. Déléguez-le quand même. La prochaine fois sera plus facile.)

Ci-dessus, j’ai parlé de projets. Cela ne veut pas dire que la délégation est réservée à des tâches et à des problèmes discrets. Vous déléguez également des fonctions courantes. Le processus est le même dans chaque cas.

liste des choses deleguerEn guise d’exercice, demandez-vous ce que je ne veux pas déléguer? Faites une liste des raisons pour lesquelles vous diriez non.

Identifiez la meilleure personne de votre organisation – pas vous – pour assumer ce projet ou cette fonction. Puis convoquez une réunion. Commencez la réunion par la première étape ci-dessus.

S’il n’y a personne à qui vous pouvez confier des fonctions clés, vous devez examiner attentivement la situation de votre personnel. Il est peut-être temps d’embaucher les bonnes personnes. Si vous n’avez pas les revenus nécessaires pour soutenir les ajouts de personnel, pensez à ce qui freine votre croissance.

Passez en revue votre relation avec votre assistant ou secrétaire. Les avez-vous laissés assumer une part équitable de la charge de travail? Leur confiez-vous un travail suffisamment sophistiqué? Sont-ils prêts à être mis à niveau?

Certaines situations vous obligent à vous replonger. Peut-être êtes-vous le seul dans votre entreprise à posséder des connaissances techniques particulières, ou votre perspicacité accélérera le processus de conception, ou vous entretenez une relation de longue date avec un fournisseur ou un client. Allez-y, plongez. Faites votre truc – brièvement, terminez le projet et reprenez votre position de leader.

Oh, encore une chose...

Le seul point à retenir quand vous déléguez quelque chose est de savoir si cela vous libère pour des choses qui créent une plus grande valeur pour votre entreprise. N’abandonnez pas la fonction de recrutement si vous passez votre temps à jouer avec le site Web de l’entreprise. N’embauchez pas de vice-président des ventes si vous passez votre temps à acheter. Le meilleur levier dont vous disposez est de diriger votre entreprise. Profitez de votre temps là-dessus.

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