être plus productif au travail

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5 étapes pour être plus productif sans s’épuiser

Savez-vous que 80 % de vos résultats sont obtenu avec seulement 20 % de votre temps et de vos efforts? Et que par conséquent, pratiquement 80 % de votre temps est gaspillé dans des activités non productives .

Une fois que vous vous en êtes rendu compte, il devient facile d’en tirer parti et de soit réduire vos heures de travail, soit d’améliorer considérablement votre productivité.

Dès lors, comment être plus productif en appliquant cette règle?

La règle des 80-20 a été découverte pour la première fois par l’économiste italien Vilfredo Pareto il y a cent ans.  L’utilisation de cette connaissance est incroyablement puissante pour combattre cette idée répandue dans notre société actuelle que « nous ne disposerions pas d’assez d’heures dans une journée ».

La règle des 80-20 signifie que dans n’importe quel domaine de notre vie, 80 % des fruits que nous récoltons par notre travail proviennent littéralement de seulement 20 % de ce que nous faisons.

En d’autres termes, seule une très petite partie de tout ce que nous faisons chaque jour, quelle que soit la situation, nous apporte un maximum de résultats.

Quels profits pourriez-vous tirer de la connaissance du principe de Pareto ? Vous rendez-vous compte de ce que la mise en œuvre d’une stratégie basée sur la règle des 80-20 peut vous apporter comme bénéfice si vous l’appliquez ?

Un chef entreprise ou un entrepreneur pourrait investir le temps économisé pour être plus productif et augmenter ses bénéfices tout en disposant de plus de temps libre pour s’occuper de sa famille ou faire des activités de loisirs sans pour autant s’épuiser.

Garder bien en tête que les choses qui comptent le plus pour vous ne doivent jamais être à la merci des activités qui comptent le moins !

Pour vous aider à mettre cela en pratique, je vais vous expliquer 5 étapes pour être plus productif sans pour autant en faire plus.

être plus productif

Répertoriez vos activités

Durant une semaine, notez toutes vos activités et le temps passé à les réaliser. Je sais que cela prend du temps au début, mais il est essentiel que vous ayez une idée précise de l’ensemble du travail que vous réalisez sur votre semaine de travail. 

Investir un peu de temps dans cette tâche vous permettra d’être plus productif rapidement.

Le but de cette exercice est de répertoriez toutes vos activités de la semaine pour voir le temps que chacune d’elle vous prend et de voir par la suite comment les prioriser pour maximiser votre productivité.

Analysez vos activités​

Maintenant que vous avez une vue complète sur l’ensemble des tâches que vous réalisez chaque semaine, séparez vos activités en deux catégories :

  • les activités hautement prioritaires – celles qui produisent un rendement ou pour lesquelles vous êtes le seul à avoir les compétences nécessaires pour effectuer le travail ;
  • les activités moins prioritaires – celles que d’autres peuvent effectuer et pour lesquelles l’activité peut être déléguée au personnel de soutien.

Vous constaterez rapidement que vous consacrez la plupart de votre temps à des activités de faible priorité plutôt qu’à des activités qui produisent directement un rendement.

Dans presque toutes les entreprises ou dans notre quotidien, ces activités non productives ont tendance à absorber du temps à un rythme bien plus élevé qu’elles ne le devraient et nous empêchent d’être plus productif.

Déléguez les activités non productives

Une fois que vous avez identifié les activités de faible priorité vous pouvez déléguer le plus grand nombre possible d’entre-elles à vos collaborateurs en vous assurant qu’ils disposent des compétences nécessaires pour les réaliser.

Vous pouvez également faire appel à des sociétés externes spécialisées dans ce domaine. Dans les 2 cas, le coût sera plus que compensé par l’amélioration de votre productivité.

Il se peut que vous soyez tenté de conserver un certain nombre d’activités peu prioritaires. À moins que cela ne soit absolument inévitable, ne soyez pas tenté et ne vous engagez pas dans des activités non productives, sinon votre productivité diminuera.

Quoiqu’il en soit, être plus productif passe aussi par déléguer!

Calculez le temps nécessaire pour les activités restantes de faible priorité​

Une fois que vous avez délégué tout ce que vous pouvez, l’étape suivante consiste à calculer le temps que vous devez consacrer aux activités restantes de faible priorité afin d’utiliser au maximum votre temps pour être plus productif.

Ne travaillez pas de manière disproportionnée à ces activités de faible priorité et réservez un temps spécifique chaque jour ou chaque semaine pour les mener à bien.

Vous pouvez par exemple réserver une heure chaque matin pour lire et répondre à vos e-mails, réserver une autre heure dans l’après-midi écouter vos messages vocaux et recontacter vos interlocuteurs, prendre des rendez-vous.

Établissez un ordre de priorité pour vos activités restantes

Une fois que vous avez éliminé les activités qui ne vous rapportent rien, il est temps de porter votre attention sur les activités de votre vie qui vous rapportent le plus.

Priorisez vos activités et concentrez la plupart de votre temps sur celles qui sont prioritaires.

L’objectif est de maximiser vos résultats dans les domaines à haut rendement et de déléguer les activités qui n’en ont pas ou peu.

Le fait de devoir consacrer un temps disproportionné à des activités non productives est une source majeure de stress. La délégation de ces activités aura donc l’avantage supplémentaire de réduire le stress que vous subissez.

Il s’agit de faire moins de travail pour un meilleur rendement.

un homme heureux au travail

Conclusion​

Pour mieux réussir dans la vie, qu’il s’agisse de gagner plus d’argent, de passer plus de temps avec votre famille ou simplement de prendre du temps pour vous, vous devriez commencer à appliquer immédiatement la règle de Pareto.

Cela vous aidera dans votre carrière comme dans votre vie personnelle et, en prime, suivre la règle des 80-20 jour après jour vous rendra moins stressé à long terme.

Vous recontrez des difficultés d’organisation qui vous empêchent de trouver du temps pour vous et de tirer un maximum de bénéfice pour votre activité? Clarifions votre situation dans un entretien gratuit.